友报账一体化解决方案总体业务场景
友报账所提供的企业费控SAAS服务,提供包括记事(随手记)、报账、审批、发票模块、支付模块、消费分析、消息中心、预算控制、电子影像、财务系统集成、影像系统集成、企业门户集成、商旅服务、快递物流、餐饮等服务。
总体架构
用友友报账为企业提供专业化报账和连接服务,基于移动互联+云计算等新技术,满足企业费控管理诉求,与信息系统无缝集成,打通企业各项费用的管控流程,实现企业费控管理的事前规划、事中控制和事后考核分析。
发票如何快速采集,并进行验伪、查重?
如何更快更便捷地填制报销单?
领导出差时如何进行高效审批?
报销款迟迟不到账,怎么办?
企业财务如何进行预算管控?
企业全员的差标管控如何执行到位?
国际化综合性企业如何进行全员报销?
报销时如何提高员工满意度?
对于经常出差的员工,如何解决员工差旅费垫付?
如何简化客运类发票复杂计税过程?
发票如何快速采集,并进行验伪、查重?
现状
企业日常员工报销单据多,发票也是五花八门,业务员一回来就把发票堆到财务办公室让财务人员给报销,检查发票的真伪、是否重复报账等工作大量占用财务人员的工作时间。
可能的后果
  • 查验耽误人员时间
  • 电子发票被重复打印
  • 后期还要手工做凭证
发票查验、查重麻烦
发票如何快速采集,并进行验伪、查重?
解决方案
  • 发票通过拍照快速采集
    对于纸质票据,如增值税专用发票、定额发票、机票行程单、出租车发票等,支持移动端拍照上传。
  • 对发票验伪查重
    OCR识别关键要素,一次性自动获取多行报销信息,自动填充至报销明细行;同时,对于增值税发票,可连接税务系统进行查验真伪、防重校验。
  • 通过卡包导入电票
    除了纸票之外,还可通过微信卡包及本地上传的方式将电子发票上传到系统中。
应用价值
全票种采集、自动查验及查重,减轻财务审核工作,将财务人员从繁杂的手工查验中解脱出来,员工可以通过一次性发票采集,后期直接选取报销明细,快速填单报账,提高全员满意度。
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如何更快更便捷地填制报销单?
现状
采购员出差回来,手工填制报销单,还得计算出差天数及补助,明细多,内容又比较乱,员工耗费大量时间去报销。
可能的后果
  • 手工计算容易出错
  • 一旦出错整单白填
  • 财务审核费时费力
报销单填制费时费力
如何更快更便捷地填制报销单?
解决方案
  • 利用OCR技术识别发票
    多种发票一次采集,保存到票夹等待报销。
  • 多方式选明细,带出补助金额
    填制报销单可多途径选择明细,选择明细后系统自动计算补助等。
  • 业务单据自动生成凭证
    与企业财务系统对接,报销完成后直接生成凭证。
应用价值
友报账与服务提供商连接,从申请开始,全线上操作,并自动抓取交易数据,实现报账的自动化,减少人工操作,节省财务处理成本、提高员工满意度。对接企业财务系统,凭证自动生成,之后报账数据沉淀到系统中,用于后期报表分析及使用
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领导出差时如何进行高效审批?
现状
最近项目比较多,部门里出差的人员也多,领导看到有那么多单据,心里盘算着部门费用是否还够,并且还得一个个查看后才能审批。
可能的后果
  • 无法跟进报销进度
  • 审批时不能实时联查预算
  • 审批效率低
领导审批单据效率低
领导出差时如何进行高效审批?
解决方案
  • 在线批量审批
    支持在线批量审批,待审批条目一目了然。
  • 费用明细实时查看
    报销明细,部门费用使用情况随时查看。
  • 单据合规提醒
    不合规单据有明显提醒。
应用价值
  • 业务领导可随时随地通过手机移动端进行报销单的审批与驳回、线上会话交流,有力支持业务流程的快速审批处理;实时为审批人员提供代办任务提醒,通过碎片化时间进行审批
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报销款迟迟不到账,怎么办?
现状
最近出差比较频繁,员工出差垫付资金,回来后提交报销单,很久报销款也未到账,琢磨着该找谁问问,马上就要还信用卡了,希望钱早点到账啊。
可能的后果
  • 无法跟进报销单审批进度
  • 报销周期长、员工意见大
  • 报销人无法及时提醒跟催
报销款迟迟不到账
报销款迟迟不到账,怎么办?
解决方案
  • 在线跟进报销进度
    员工可在线上查看报销进度,并进行催单。
  • 云端打印报销单
    报销单据可通过手机移动端云打印功能,不论身处何地,均可使用手机异地完成打印处理。
  • 员工信用管理
    财务人员结合员工信用管理可远程在线支付。
应用价值
友报账的员工信用系统,可以设置评价项目、评分标准、信用等级等,对员工进行信用评价,为业务控制提供信用依据。费用报销的全方位系统自动管控,降低财务审核工作量;发票自动查验真伪、电票自动查重,发票合规性管理,支持多种支付方式,便捷高效
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企业财务如何进行预算管控?
现状
员工提交报销单,超预算被财务打回来,员工去问部门经理,经理表示得先调整一下预算,再让员工报销了。
可能的后果
  • 不能有效控制员工报销费用
  • 无法在线查看预算执行情况
  • 员工反复填单满意度降低
员工报销费用难以控制
企业财务如何进行预算管控?
解决方案
  • 预算管控机制
    报账前做好预算设置,选择刚性管控。
  • 填报单据
    选择报销明细,提交报销单据。
  • 预算管控执行
    提报单据,自动执行预算管控。
  • 领导在线查看预算
    领导审批单据,部门预算执行情况一目了然。
  • 预算调整有记录
    调整记录,可追溯;图表显示,多样化。
应用价值
友报账对报销单智能审核,预算管控、超标提醒,减少财务审核工作量80%以上。系统数据实时更新,企业管理者实时看到的是“今天”的数据,而不是“最近”的数据。
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企业全员的差标管控如何执行到位?
现状
企业没有系统对出差员工的差旅标准进行管控,最终会导致费用超标,也会有一些经营风险,员工有时候也记不太清具体的公司出行住宿标准。
可能的后果
  • 超标报销无法有效沟通
  • 超标单据无清晰的提示
  • 费用标准控制难以执行
差旅管控执行不到位
企业全员的差标管控如何执行到位?
解决方案
  • 差标管控设置
    根据企业实际管理情况设置差旅标准,可按部门、职务、职级、人员等进行设置。
  • 管控力度可选
    控制力度“刚性控制”、“柔性控制”可选。
  • 可自定义差标管控
    自行设置费用报销标准,也可自定义特殊费用标准。
  • 超标提醒
    员工报销时,是否超标一目了然。
应用价值
提前预置报销标准,用制度管控行为,超标提醒一目了然,指导员工遵守企业政策,提高企业报销合规性,减轻财务人员审核压力
国际化综合性企业如何进行全员报销?
现状
海外事业部的报销单还是手工填,审批时需要员工发邮件,到了付款还都是现金,有些地区治安也不太好,携带现金太多不安全。
可能的后果
  • 报销到账时间太长
  • 财务多币种核算麻烦
  • 海外报销效率低
出国工作报销真难
国际化综合性企业如何进行全员报销?
解决方案
  • 云端报账快捷便利
    不受时间、地点限制,手机直接发起报销。
  • 多币种、多结算方式
    按项目报销,多币种报销,多种结算方式支持。
  • 关联合同,关联借款
    关联合同实现合同收付款管控,关联借款实现报销冲借款。
  • 支持多语
    多语切换方便不同员工语言习惯。
  • 随时随地审批
    云端移动审批监控,不受时间和地点影响。
  • 实时跟进报销进度
    报销进度随时掌握。
应用价值
  • 能上网就能报销。随时随地审批、跟踪审批状态。
  • 简化报销三步走:线上填单、审批、移动支付。
  • 快速到账,多种结算,账实相符。
  • 业财一体,自动生成凭证。
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报销时如何提高员工满意度?
现状
A公司一直以来采用线下报账方式,随着市场经济的发展,如何将企业的信息加以整合,在必要的时候适当节省企业开销,同时能够提高员工报销满意度,是这个企业当前亟待解决的问题。
可能的后果
  • 报销数据后期无法利用
  • 线下报销费时费力
  • 报销与记账工作未能连接
报销习惯有差异满意度低
报销时如何提高员工满意度?
解决方案
  • 多端应用
    APP和PC端都可进行报销单填制,根据个人习惯自由选择。
  • 预算一目了然
    预算实时在线查看,仪表盘显示预算执行进度及数据。
  • 消费分析实时更新
    消费分析实时更新,数据一目了然。
  • 收票机器人智能收单
    线上报账单审批结束后,可将单据投递到收票机器人中,由收票机器人替代财务人员二次审核。
应用价值
  • 员工处理差旅和费用报销的时间平均减少60%。
  • 多端应用,按需选择。
  • 自动查重杜绝企业重复收票及付款,有效降低税务风险。
  • 智能审核,预算管控、超标提醒,减少财务审核工作量80%以上。
  • 对接现有财务系统,实现业财税一体化应用。
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对于经常出差的员工,如何解决员工差旅费垫付?
现状
业务员小张经常出差,几次下来需要垫付较多金额,机票和酒店也定的比较随意,偶尔一个没留意还出现超标现象,部门经理也很头疼,毕竟部门预算有限。
可能的后果
  • 员工出差垫付资金,满意度低
  • 财务需要二次审核发票
  • 无法控制购买价格最优机票
出差需要员工垫付资金
对于经常出差的员工,如何解决员工差旅费垫付?
解决方案
  • 连接商旅,在线订票
    出差申请审批后,可在商旅平台进行机票酒店预订。
  • 自动进行比价
    系统提供酒店和机票比价,在同一时段会把价格最合适的推荐出来。
  • 预订受差标管控
    预订过程中受系统超标管控,超标时会有提醒。
  • 报销数据自动生成
    差旅预订自动记录到友报账账本里,报销时连带差补一起带出。
应用价值
  • 移动端、自助式操作,报账不受时间地点限制,缩短报销周期,减少垫付,提高员工满意度。
  • 打通税务平台、资金平台以及财务系统,提升业财一体化程度和财务工作效率。
  • 一站式申请、审批、预订、报销等全流程服务,在线消费实时全自动处理。
  • 企业费用全程控制,规范报销行为,成本费用透明化
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如何简化客运类发票复杂的计税过程?
现状
公司一年出差的人那么多,这些火车票、机票能给公司抵一部分税金,可是这些票数量多,金额又小,财务人员又很忙,计算起来真麻烦。
可能的后果
  • 票据多容易漏算
  • 财务计算税额量大易出错
  • 漏抵给公司造成损失
客运票可抵扣金额不好算
如何简化客运类发票复杂的计税过程?
解决方案
  • 发票快速采集
    客运发票采集时,后台会进行客运票的价税分离。
  • 形成发票台账
    与税务云无缝衔接,形成客运票台账。
  • 自动计算抵扣数据
    根据当期需要抵扣的客运票形成抵扣报表,自动计算当期税额。
  • 在线申报
    后期生成纳税申报表,在线申报。
应用价值
对于纸质票据,如增值税专用发票、定额发票、机票行程单、出租车发票,支持移动端拍照上传,OCR识别关键要素一次性自动获取多行报销信息,自动填充至报销明细行,对于国内旅客客票,按规则自动价税分离。
总体应用价值

友报账系统致力于为企业提供专业化的报账服务和连接服务,基于移动互联+云计算等新技术,满足企业费控管理的诉求,与各种信息系统无缝集成,打通企业各项费用的管控流程。

智能费控借助移动端、自助式操作方式,报账不受时间和地点限制,增强员工自主性,操作简单快捷,提升用户体验,通过人工智能技术应用和优化流程,缩短报销周期,减少员工垫付差旅资金,大幅提高员工满意度。
智能费控通过打通税务平台、资金平台以及财务系统可实现一站使用申请、审批、预订、报销等全流程服务,实现在线消费的实时全自动处理,提高差旅费控处理智能化,自动化程度,降低人工操作差错率,提升业财一体化程度和财务工作效率。
智能费控通过企业费用的全程控制,规范差旅行为,保障企业差旅政策的执行,增强企业集中管控能力,切实做到风险管控有抓手,领导审批有依据,业务真实可验证,成本费用透明化。
智能费控的大数据服务,深度洞察差旅数据,实现多维度精细化的费用与预算执行图表展示,对差旅数据进行快速处理和可视化分析,提供直观、即时、准确的费用报告,为企业商旅管理决策和运行调整提供充足的数据依据,以推动管理提升。
案例故事
企业简介

南水北调中线干线工程建设管理局负责南水北调中线干线工程建设和管理,履行工程项目法人职责的国有大型企业,按照国家批准的南水北调中线干线工程设计和投资计划,自主进行南水北调中线干线工程建设及运行管理和各项经营活动。

管理难点
解决之道

实现从PC端到手机端、从报销人填报单据、到相关领导审批,再到会计制单、出纳付款整个流程的信息化处理,在提高填报人报销效率的同时,实现南水北调中线局报销业务的自动化和智能化。

南水北调中线局全员1000多名员工开通使用友报账, 南水北调中线管理局希望通过互联网、云技术提高中线财务工作管理水平,提高一线工作人员报销体验,缩短全员报销周期。

上线智能报账系统后,员工可进行在线填报单据,实时查看审批情况,全局连通打印机90余台,方便报销人随时随地打印审批完成的单据。

管理人员通过友报账APP利用碎片化时间实时对员工单据进行审批,并且通过手机端能够随时看到部门预算执行情况。提高整体办公效率,加强集团预算管控。

中线监管局通过友报账移动端结合现有NC网报系统实现整个集团智能报账,并通过友报账智能查重、查验的技术手段将发票涉及的税务风险降低。并对接客户总账系统,自动生成凭证。

解决之道
应用效果

通过应用友报账,南水北调中线局的报销工作有了质的飞跃。在基层员工层面,报销不再受客观条件的限制,不再拘泥于单一传统的方式,移动报销的便利惠及全员。从企业发展层面,友报账在南水北调中线局的推广也为中线局的财务转型注入了新的动力。整个项目助力企业财务数字化转型:

客户感言

南水北调是国家一流工程,必须要有一流的管理手段与管理技术,我们要积极利用现代云技术、大数据、互联网等技术手段,提升我们的财务管理。用友的一系列产品尤其是智能财务报账为我们带来报账模式的转变及效率的提高,把我们从繁重的手工劳动中解脱出来,可以让我们财务人员像管理型会计转型。整个智能报账项目的上线也正帮助我们加快打造南水北调工程“数字中线”“智慧中线”。

——中线建管局财务管理办事室主任
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