电子会计档案解决方案总体业务场景
通过核算系统、报销系统、税务系统、影像系统为企业电子会计档案提供归档资料来源,实现会计电子档案在线生成、调阅、查看、归档、销毁的全生命周期管理,实现会计资料的全面电子化归档和管理。
总体架构
集成前端业务系统传送入的凭证,完成凭证、原始凭证影像、附件、账簿、报表为企业档案管理全过程提供信息化支撑,从收单、制单到归档,再到存储以及档案的利用。
如何及时完成会计档案归档工作?
如何解决档案流出风险?
如何节省会计档案管理成本?
如何解决会计档案管理空间利用?
如何解决会计档案长期保管风险?
如何提高会计档案查询效率?
如何减轻ERP等系统数据负担?
如何优化整体会计业务流程?
如何严格管理会计档案的权限?
如何解决电子会计档案管理承载压力?
如何及时完成会计档案归档工作?
现状
公司财务人员兼会计档案管理员,财务会计资料不能自动归档,手工整理装册归档工作量巨大。
可能的后果
  • 档案归档时间延期
  • 档案整理不规范
  • 人力资源短缺
如何及时完成会计档案归档工作?
解决方案
  • 一键归档
    从核算系统到档案系统,一键归档,方便快捷将档案归档。
  • 自动整理
    上游系统向电子会计的档案系统推送扫描件件,档案系统对会计凭证、会计账簿、会计报表,按立卷设置的档案目录存储。
  • 一键装册
    系统引导用户完成各档案目录自动装册,会计凭证装册,根据凭证类型分组装册。会计账簿、会计报表,实现系统自动装册。
  • 一键归档
    档案装册完成,在待归档页面点击【一键归档】,所有已装册的档案盒自动归档。对已装册会计凭证,账簿,报表分配案卷号、档号、数字签章。
  • 一键上架
    对会计期间所有已归档档案进行【一键上架】,可以选择上架和批量上架,省时省力的同时,选择要上架的档案室、档案柜位置,方便纸质档案和电子档案的互相索引。
应用价值
  • 档案归档及时
  • 减轻财务人员负担
  • 减少人力资源
    • 1
    • 2
    • 3
如何解决档案流出风险?
现状
传统的合同签署与管理模式是线上审批合同条款、线下打印与盖章,线上审批与线下盖章造成流程“脱节”。
纸质文件存储与流转,真伪鉴定难。
可能的后果
  • 传统沟通效率低、寄送成本高
  • 印章安全与权限管理难
  • 真伪鉴定难
如何解决档案流出风险?
解决方案
  • 防篡改
    档案外借提供时可加盖使用目的和有效期签章,水印,以保证档案用途与申请时保持一致,且不会被篡改。
  • 借阅安全
    档案外借提供信息管理,以保证档案用途与申请时保持一致,防止他用。
应用价值
  • 提高沟通效率,降低寄送成本
  • 数字签章安全、防篡改,易管理
  • 系统自动鉴定真伪
如何节省会计档案管理成本?
现状
传统档案管理需要使用大量纸张、印墨、归档盒、装订工具,耗费大量资源。
可能的后果
  • 耗费物质资源量大
  • 档案归档工作重复、繁琐
  • 占用财务人员大量时间和精力
如何节省会计档案管理成本?
解决方案
  • 凭证附件采集
    以凭证为中心,汇总系统凭证、系统内单据、单据影像,并根据描述关系自动归档档案系统多级展现。凭证以及影像文件的不同维度、不同方装册、拆册、浏览。
  • 自动归档
    所有已装册的档案盒自动归档,全流程自动化,减少用户工作量。
  • 档案电子化
    将纸质档案转化为电子信息进行管理,极大地节约各种管理成本。
应用价值
  • 管理成本降低
  • 提高工作效率
  • 低碳办公,可持续发展
    • 1
    • 2
如何解决会计档案管理空间利用?
现状
公司档案室是在早期建成的,多年来一直没有对档案室进行升级,档案室硬件设施的配置不完善,档案室保管条件普遍较差,所需存放会计资料库容量也逐年增大,占用了有限的办公场所。
可能的后果
  • 存放空间受限
  • 档案管理设备投入资金多
  • 专人管理,耗费资源
如何解决会计档案管理空间利用?
解决方案
  • 档案室管理
    电子会计档案系统的档案室管理可以显示存储会计档案实体资料档案室、档案柜等属性信息,列表显示档案室记录,同时可查看详细信息以及授权使用该档案室单位列表。管理员可查看到授权使用的档案室。使用电子档案管理室信息管理电子化,能够将存储空间利用大幅提升,并且可以减少档案管理室设备的投入,降低档案环境建设成本。
应用价值
  • 存储空间大幅缩减
  • 降低档案环境建设成本
    • 1
    • 2
    • 3
如何解决会计档案长期保管风险?
现状
会计资料书写和复印后,保存时间久就会形成字迹难以辨认,无法实现长期保管。 查阅以前年度的会计档案,很多字迹已经看不清楚了,纸张也变色了。
可能的后果
  • 档案安全性低
  • 档案完整度不高
  • 档案长期保存难
如何解决会计档案长期保管风险?
解决方案
  • 国家标准档案管理体系
    基于电子会计档案保存载体特点,用友电子会计档案已经具备提供成熟的专业系统,保证会计核算系统运行安全行,可以准确快速的读取全部资料信息,并输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿和财务报表等会计资料。
应用价值
  • 保存内容完整,清晰度高
  • 适于长期保存
    • 1
    • 2
如何提高会计档案查询效率?
现状
随着时间的推移,所需存放会计资料库容量也逐年增大,已入库的纸质会计档案不具备索引查找功能,需要工作人员一笔一笔地翻找,既费时费力,工作效率难以提高。
可能的后果
  • 档案调阅费时费力
  • 档案索引精准度低
  • 增加查找难度和工作量
如何提高会计档案查询效率?
解决方案
  • 模糊搜索
    电子会计档案系统可根据会计凭证内的摘要,科目,金额,凭证编号等信息对已归档的凭证模糊搜索。使用者可以在已知信息少的情况下尽可能的找出所需要的信息。
  • 高级查询
    电子会计档案系统可根据会计凭证内的摘要,科目,金额,凭证编号等信息对已归档的凭证高级查询。使用者可以检索范围更窄,结果更精确有效。
应用价值
  • 提高调阅效率
  • 方便灵活的查阅档案
  • 降低查找难度
如何减轻ERP等系统数据负担?
现状
随着会计业务信息化范围的扩大和运行时间的延长,会计业务数据量呈几何级数上升,系统在线负荷增加运行慢效率低。
可能的后果
  • 系统数据量逐年增加
  • 系统负荷大
  • 统运行慢
如何减轻ERP等系统数据负担?
解决方案
  • 独立的电子档案系统
    作为核心系统之外建设的外挂系统,对于公司现有的系统体系不会产生影响,独立存储票据信息与扫描影像,在不变更原有业务系统运行的前提下与原有系统协同运做。可以降低运营成本、提升响应速度,提升信息系统应用价值。
应用价值
  • 减轻ERP系统数据负担
  • 保证信息安全
    • 1
    • 2
如何优化整体会计业务流程?
现状
销售、收款、报销、会计核算等业务流程实现了电子化,档案管理还需要纸质打印,整理,归档。同时增加业务人员和档案管理员的工作量,并没有真正实现无纸化办公和电子文件的归档。
可能的后果
  • 会计资料传递效率低
  • 流程审批手工现场办理,增加人力成本
  • 不利于经济业务流程优化
如何优化整体会计业务流程?
解决方案
  • 线上借阅流程
    对于已归档的会计档案,配合内外部检查,系统提供调阅功能。应用于单位内外部人员在线查阅会计档案,有利于档案管理的业务流程,同时规范整体会计核算归档业务流程。
  • 联查单据
    通过电子档案系统可以联查单据,提高会计资料的传递效率。
应用价值
  • 整体会计工作流程优化
  • 节省人力成本
  • 提高会计资料传递效率
    • 1
    • 2
如何严格管理会计档案的权限?
现状
没有严格区分用户、角色、单位档案使用范围,档案系统记录行为日志不完整。
可能的后果
  • 借阅查询审批不严
  • 外借日志不完整
  • 到期会计资料无法跟踪
如何严格管理会计档案的权限?
解决方案
  • 查阅管理
    档案使用人员查阅档案之前需要在登录页面填写查阅申请单,记录单位、查阅使用期间、查阅原因、查阅文档范围、申请查阅档案期间等信息。
  • 流程管理
    企业在不同的档案管理场景下,对不同申请进行操作通过、驳回等操作。
  • 外借管理
    需要将纸质档案外借出本单位,需要对应工作人员提交纸质档案外借申请,申请档案外借内容及查阅时间,约定归还时间,填写查阅原因等; 确认无误后,提交审批流程,经过各级审批通过后,方可将纸质档案借出。
  • 档案归还
    纸质档案外借进行归还管理,借出后可以实时更新外借状态; 对于外借申请单约定使用到期未归还的记录,计算超期情况,同时提供催还功能。
应用价值
  • 有利于保管、利用和检查档案管理情况
  • 严格管理下载权限,防止随意下载档案
  • 通过系统及时管理外借档案,避免档案丢失
    • 1
    • 2
    • 1
    • 2
    • 1
    • 2
如何解决电子会计档案管理承载压力?
现状
公司上千个单位集中归档,电子会计档案系统承载压力巨大,没有专门的电子会计档案系统,信息流转、归档、存储等不能进行有效管理。
可能的后果
  • 信息数据巨大
  • 系统不能承载压力
  • 数据不同步
如何解决电子会计档案管理承载压力?
解决方案
  • 数据均衡负载
    对常用的基础数据进行缓存机制处理(如Hibernate缓存机制),减少与数据库的交互,减少网络通信量;利用数据库的特点采用分区表设计,根据查询条件特点合理建立索引,保证数据查询时间满足业务要求;应用服务器、数据库服务器集群方式,集群负载均衡解决高负荷访问和大量并发请求。
应用价值
  • 承载更大的数据量
  • 各系统数据实时同步
总体应用价值

用友会计电子档案系统,从会计资料的接收、传递、存储和利用,进行全流程无纸化管理,实现电子会计档案自动分类归档,集成多硬件采集设备,保证会计资料完整性。保证数据可靠防篡改,形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程。

构建一体化会计档案管理系统,建立真实、完整、可用、安全的会计电子档案,收集、整理、查询、分析全程电子化,一体化影像和数据归档简化实体档案归档操作,减少企业管理成本,充分评估分类档案,梳理企业会计档案管理方式。
建立档案管理的标准体系,完善会计档案接受管理、库存管理、调阅管理、处置管理,形成会计档案从收集、整理归档、保管、利用、鉴定销毁的全生命周期管理流程,实现对会计档案全周期的高效低险管理。
对档案类型,人员权限进行高业务贴合度的分层和管理,对敏感数据进行分层的数据可视管理,为用户提供高效、便利、端到端的数字化档案服务。
案例故事
企业简介

万达集团创立于1988年,经过30年发展,已成为以现代服务业为主的大型跨国企业集团。万达是世界领先的不动产企业、世界领先的影视企业、世界领先的体育企业、世界领先的儿童产业企业。万达广场、万达影城、万达酒店、万达文化旅游城、万达宝贝王成为中国知名品牌。2018年企业资产6257亿元,收入2143亿元。

管理难点
解决之道

在万达集团内建立一套会计档案影像系统,涵盖万达集团所有业态的会计档案影像,财务核算系统、业务系统、会计影像档案系统为企业档案管理全过程提供信息化支撑,从收单、制单到归档,再到存储以及档案的利用。助力万达集团从手工整理会计档案到如今完全线上运营。

应用效果
一体化设计,多系统对接:完整规范的档案管理设计方案,全面满足法规及内控要求。直接对接各种业务系统,共享系统,总账系统,报表系统,实物档案系统,支持对接影像扫描,支持多系统数据自动推送、自动采集,接口处理灵活。
多维度展示,超便利使用:实现凭证的自动关联和档案的自动整理,支持在线多种装册方式,支持多种档案查询方式和信息的全面展示,支持借阅、外借、移交、 鉴定、销毁等多种档案使用功能,支持多维度的统计看板展示档案情况,有效提升档案利用效率。
批量扫描,原始凭证电子化:实现扫描仪批量扫描原始凭证,通过凭证皮条码或单据条码自动匹配到凭证,解决原始凭证无法与电子凭证匹配的难题,实现 所有与凭证有关的单据、影像、附件以及原始凭证统统归档。
多种方式装册,适用各种业务场景:电子会计档案上线后不用打印凭证,纸质档案只归档单据即可,扫码装册即实现快速装册,又实现纸质单据归档与电子 档案一一对应、顺序一致。通过与实物档案系统对接实现了院线业态共享工单自动装册。
客户感言

大连万达集团积极响应国家政策号召,率先引入电子会计档案,提升了工作效率,而且节约大量人工成本和物料成本。纸质档案异地存储后,可以实时在线查看,影像附件查看可以下载到本地,提高查看效率;通过加密运输、数字水印、电子签章等技术手段,保障会计档案数据无篡改、安全、原始、准确,防止凭证丢失情况、无备份、档案信息外泄无记录等情况;打通总账、共享、业务系统,实现原始会计档案直接归档,保障会计数据真实性,准确性、来源可塑性。

——大连万达集团信息管理中心研发三部副总经理 赵书金
screen number:0